Date : 1er novembre 2016
Hôte – Congrès international du tourisme autochtone 2017
L’ATAC est à la recherche d’organisations potentielles qui seraient intéressées à coorganiser le Congrès international du tourisme autochtone 2017 (CITA). Toute organisation ou tout planificateur d’événements du Canada, à but ou sans but lucratif, autochtone ou non-autochtone, est admissible à soumettre sa proposition indépendamment de son emplacement ou de son appartenance.
DATE DE CLÔTURE : 5 DÉCEMBRE 2016
AU PLUS TARD 14H (HEURE DU PACIFIQUE)
RENSEIGNEMENTS POUR LES SOUMISSIONNAIRES
1. SERVICES
A. Résumé
L’Association touristique autochtone du Canada (ATAC) est un organisme sans but lucratif composé de membres qui se consacre à la croissance et à la promotion d’une industrie touristique autochtone durable et riche en culture.
L’ATAC est à la recherche d’organisations potentielles qui seraient intéressées à coorganiser le Congrès international du tourisme autochtone 2017 (CITA). Toute organisation ou tout planificateur d’événements du Canada, à but ou sans but lucratif, autochtone ou non-autochtone, est admissible à soumettre sa proposition indépendamment de son emplacement ou de son appartenance.
Le CITA a été réalisé avec succès en partenariat avec l’ATAC pendant les 5 dernières années et le congrès a eu lieu en Colombie-Britannique, en Nouvelle-Écosse et au Québec. L’ATAC a continué à construire une liste des délégués pour l’inscription au CITA et est disposée à partager toutes les informations pertinentes en sa possession en lien avec la planification et à l’inscription avec l’hôte conjoint choisi pour coorganiser le CITA 2017.
En tant qu’hôte conjoint, l’organisation choisie devra donc livrer tous les aspects relatifs au CITA 2017 incluant la planification de l’événement, l’inscription et la budgétisation avec tout le soutien de l’ATAC et de ses membres. L’organisation sera responsable de la coordination et de l’achèvement des travaux du congrès.
Congrès international du tourisme autochtone – Détails du projet
B. Exigences
Livrables de l’organisation hôte
L’organisation hôte soumettra une proposition qui décrit les éléments suivants :
- Le processus pour confirmer le budget global du CITA 2017 en partenariat avec l’ATAC;
- Des propositions concernant le lieu du congrès, l’hébergement et la restauration pour les délégués selon les dates approuvées par l’ATAC;
- Le processus pour passer en revue la liste de l’ATAC figurant les précédents délégués nationaux et internationaux pour le marketing et les invitations;
- Le processus pour trouver les participants nationaux et internationaux qui intéressent les délégués selon le thème du congrès en partenariat avec l’ATAC;
- Le processus pour organiser la soirée du gala des prix dans le cadre du Congrès international du tourisme autochtone en collaboration avec l’ATAC;
- Le processus pour organiser une soirée d’événement culturel autochtone avec les délégués incluant le transport aller-retour du lieu hors-site, l’artisanat, le divertissement, la nourriture et les boissons;
- Le processus pour préparer l’ordre du jour du congrès incluant les instructions pour l’inscription, l’hébergement, le gala des prix et l’événement culturel autochtone et l’information que tous les arrangements de voyage doivent être faits avec Aboriginal Travel Services (ATS) à Vancouver en Colombie-Britannique;
- Le processus pour gérer les inscriptions au congrès, au gala des prix and à l’événement culturel autochtone;
- Le processus pour négocier le tarif d’hébergement pour le congrès avec l’hôtel en partenariat avec l’ATS;
- Le processus pour négocier et gérer tous les besoins en matière de nourriture et de boissons pour le congrès, le gala des prix et l’événement culturel autochtone;
- Le processus pour préparer un budget basé sur tous les livrables en partenariat avec l’ATAC pour l’approbation finale.
Planification
- L’organisation hôte aura la responsabilité de préparer un document de planification pour le CITA en partenariat avec l’ATAC pour que le congrès soit un succès.
- Objectif : 400 délégués inscrits;
- Impliquer pas moins de 10 pays à l’échelle mondiale;
- Assurer la planification pour le gala.
- L’organisation hôte travaillera en étroite collaboration avec l’ATAC;
- Un document sur les processus pour passer en revue les étapes et la planification sera donc fourni avec la proposition;
- Le document décrira toutes les exigences supplémentaires du soumissionnaire incluant les attentes.
2. MANDAT :
Le mandat de l’organisation hôte prendra fin un mois après la tenue du CITA 2017, une fois qu’une date a été confirmée avec l’ATAC. Il est prévu qu’une entente pour coorganiser le CITA 2017 débutera en septembre 2017 et se terminera 30 jours après la date du congrès.
3. RÉFÉRENCES (Facultatif):
L’ATAC peut effectuer une vérification des références de l’organisation hôte choisie. L’ATAC ne conclura pas d’entente pour la coorganisation du CITA 2017 avec une organisation hôte dont les références, selon elle, ne confirment pas les informations fournies dans la proposition.
INFORMATIONS CONCERNANT LA SOUMISSION :
L’organisation hôte doit présenter les informations requises décrites dans la section « Exigences » de manière précise. L’ATAC cherche une description de 5-10 pages pour pouvoir évaluer les organisations hôtes potentielles.
L’organisation hôte doit également soumettre les suivants avec son devis :
- La page de la DP signée et retournée comme confirmation écrite;
- Un minimum de deux (2) références et leurs coordonnées. (Facultatif)
5. DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS :
Toutes les soumissions pour la DP ainsi que toute demande de renseignements concernant les services du contrat prévu ou les détails administratifs de la DP doivent être adressées à :
M. Keith Henry, Président-Directeur Général
Association touristique autochtone du Canada
300-3665 Kingsway
Vancouver, (BC) V5R 5W2
Téléphone : 604 639-4408
Télécopieur : 604 435-8181
Courriel : k.henry@aboriginalcanada.ca