Demande de propositions : coorganiser et promouvoir l’investissement dans le Congrès international du tourisme autochtone 2025

Le coorganisateur soumettra une proposition écrite décrivant les éléments suivants :

• Présentation de l’organisation soumissionnaire;
• Présentation des membres clés de l’équipe et leurs biographies. Spécification du
  principal responsable pour des négociations potentielles au sujet du CITA;
• Si non-autochtone : sommaire d’une implication passée ou actuelle avec les
  Autochtones locaux, en lien avec le tourisme autochtone, y compris les politiques
  autochtones énoncées de l’organisation;
• Description de l’expérience de l’organisation en matière d’appui à des congrès, en
  particulier à des congrès de cette envergure;
• Confirmation de la possibilité de commandite pour être considéré comme coorganisateur dans votre région. Veuillez noter que les anciens coorganisateurs du CITA ont offert une commandite financière en espèce d’un montant minimum d’environ 25 % du budget global du congrès (un investissement minimum de 250 000 $ attendu). En cas de sélection, le coorganisateur devra payer à l’ATAC le montant de la commandite dans les 30 jours suivant l’annonce publique (prévue au printemps 2024) de la tenue du CITA 2025;
• L’ATAC met sur pied un comité de travail pour le congrès chaque année. Par conséquent, le coorganisateur devra identifier ses représentants qui participeront au comité du CITA 2025;
• Il est préférable que les organisations soumissionnaires aient participé à des éditions précédentes du CITA. Une préférence pourrait être accordée aux hôtes qui ont parrainé le CITA dans le passé.

Planification:

• L’ATAC et son équipe d’organisation d’événements travailleront avec le coorganisateur afin de préparer un document de planification pour le CITA dès que la demande de propositions aura abouti.
  • Objectif:1200déléguésinscrits;
  • Avoirlaparticipationd’aumoins10pays;
  • Desvisitestouristiquesautochtonesprécongrèspourlesdéléguésetdes
    tournées de familiarisation (axées sur le tourisme autochtone) pour le réseau de
    distribution et les médias;
  • Unespaceadéquatpourlesséancesplénières,lesséancesengroupes,les
    visites culturelles, la soirée de gala et tous les repas fournis aux délégués.
• Le coorganisateur travaillera en étroite collaboration avec l’ATAC;
• L’ATAC mènera, avec l’appui du coorganisateur, l’élaboration d’un document spécifiant
  les étapes cruciales et les processus pour le CITA;
• Le document décrira toutes les exigences supplémentaires applicables au
  soumissionnaire incluant les attentes.
  • LeprocessuspoursoutenirlebudgetglobalduCITA2025enpartenariatavec
    l’ATAC;
  • Despropositionsconcernantlelieuducongrès,l’hébergementetlesrepaspour
    au moins 1200 délégués aux dates approuvées par l’ATAC;
  • Leprocessuspourpasserenrevuelalistedel’ATACfigurantlesprécédents
    délégués nationaux et internationaux pour le marketing et les invitations;
  • Leprocessuspourattirerdenouveauxcommanditairespourlecongrès(ceuxqui
    n’ont pas déjà commandité une édition précédente du CITA et ne sont pas inclus dans la proposition du coorganisateur);
  • Aiderl’ATACàtrouverdesparticipantsnationauxetinternationauxqui intéressent les délégués selon le thème du congrès;
  • Aiderl’ATACàorganiserlasoiréedegaladesPrixTourismeAutochtonedansle cadre du CITA;
  • Aiderl’ATACàorganiserdesvisitesculturellesautochtonespourlesdélégués incluant le choix des opérateurs touristiques autochtones, la planification du transport aller-retour pour les lieux hors-site, au besoin;
  • Aiderl’ATACauniveauduprogrammeducongrèsincluantlesinstructionspour l’inscription, l’hébergement, le gala des prix et l’événement culturel autochtone;
  • Aiderl’ATACànégocieruntarifd’hébergementpourlecongrèsavecdeshôtels; o Priseencomptedel’inclusiond’alimentsetdebreuvagesautochtonesdansle
    programme du congrès incluant la possibilité pour l’Association culinaire autochtone du Canada (ACAC) de collaborer, d’élaborer les menus, d’accéder à des cuisines sur place et d’incorporer des ingrédients traditionnels autochtones aux menus.

Mandat:

Le mandat du coorganisateur commencera immédiatement après l’attribution de la DP prévue en avril 2024 et prendra fin deux mois après la tenue du CITA 2025, une fois la date déterminée.

Il est prévu qu’une entente quant à l’organisation du CITA 2025 prendra effet en avril 2024 et se terminera 60 jours après la date du congrès.

Références (facultatif):

L’ATAC peut effectuer une vérification des références du coorganisateur choisi. L’ATAC ne conclura pas d’entente pour la coorganisation du CITA 2025 avec une organisation dont les références, selon elle, ne confirment pas les informations fournies dans la DP.

Informations concernant la soumission:

Le coorganisateur doit présenter les informations requises décrites dans la section « Exigences » de manière précise. L’ATAC cherche une description de 3-6 pages pour pouvoir évaluer les coorganisateurs potentiels.

Le coorganisateur doit également soumettre les suivants avec son devis :

• La page de la DP signée et retournée comme confirmation écrite;
• Un minimum de deux (2) références et leurs coordonnées (facultatif).

Demande de reseignements:

Toutes les soumissions pour la DP ainsi que toute demande de renseignements concernant les services du contrat prévu ou les détails administratifs de la DP doivent être adressées à :

M. Keith Henry, Président-directeur général
Association touristique autochtone du Canada
8th Floor, 333 Seymour St
Vancouver, BC V6B 5A7
Téléphone : 778-388-5013
Courriel : keith@Indigenoustourism.ca

TÉLÉCHARGER LE FORMULAIRE DE DEMANDE ICI.